Stellenbeschreibungen:
1. Mitarbeiter*in Sekretariat mit Fokus auf Eventmanagement
Organisation von Veranstaltungen und Besuchergruppen:
- Vorbereitung: Planung und Terminkoordination von Besuchergruppen
- Betreuung: Begrüßung von Besucherinnen und Besuchern
- Logistische und technische Koordination (inkl. hybride Events)
Sekretariatsunterstützung:
- Verwaltung von Post, E-Mails sowie Beantwortung von Telefonanfragen
- Unterstützung von neuen Auszubildenden und neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
- Protokollführung bei Sitzungen
- Verwaltung des Einkaufs von Büro- und Veranstaltungsmaterial
Verwaltung der Gebäude:
- Routinemäßige Instandhaltung des Gebäudes und der Büros: Koordinierung der erforderlichen Reparaturen
Berufliche Anforderungen:
- Ausgezeichnete Kenntnisse der Englischen und Deutschen Sprache
- Italienisch und/oder Französisch-Kenntnisse von Vorteil
- Gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets (Outlook, Word, Excel, PowerPoint erforderlich)
- Ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie Multitasking-Fähigkeit und Fähigkeit, unter Druck und selbstständig zu arbeiten
- Bereitschaft, die Verwaltungsverfahren von drei verschiedenen regionalen Verwaltungen zu erlernen und entsprechend anzuwenden
2. Mitarbeiter*in Sekretariat mit Fokus auf Buchhaltung
Jobbeschreibung:
- Laufende Buchhaltung (Bestellungen, Bezahlung von Rechnungen, Verwaltung des Bankkontos, Jahresbudget)
- Regelmäßige und jährliche Prüfungsberichte
- Gegebenenfalls Vertretung der zweiten Person im Sekretariat
- Technische Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement
- Verträge mit externen Lieferanten
- Zusammenarbeit mit dem Belgian Secrétariat Social
- Vorbereitung der monatlichen Zeiterfassungsbögen für die Auszahlung der Gehälter
- Umsetzung der internen Präventions- und Schutzpolitik
- Zusammenarbeit mit dem belgischen Externen Dienst für Prävention und Schutz in der Arbeitsumwelt
Berufliche Anforderungen:
- Mehrjährige Erfahrung in Buchhaltung
- Sehr gute Kenntnisse der Englischen und Italienischen Sprache
- Deutsch und/oder Französisch-Kenntnisse sind von Vorteil
- Ausgezeichnete Kenntnisse in MS Office (Excel und Word)
- Fähigkeit, knappe Fristen einzuhalten und selbständig zu arbeiten
- Gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
Was wir bieten:
- Einen befristeten Vertrag, 38 Stunden pro Woche, nach belgischem Recht, unbefristet verlängerbar
- Ein attraktives Vergütungspaket
- 20 Urlaubstage pro Jahr, zusätzlich zu den in Belgien vorgesehenen 10 Feiertagen pro Jahr
- Sprachliche Vielfalt und abwechslungsreiches Tätigkeitsfeld
Bewerbung
Bitte senden Sie Ihren Lebenslauf und ein Motivationsschreiben und alle relevanten Zeugnisse an folgende Adresse: ufficio.ue@provincia.tn.it. Für weitere Informationen zu unserem Büro und unseren Aktivitäten besuchen Sie bitte unsere Website: https://www.europaregion.info/bruessel/